23 JUN 2022
Protocolos en la organización de eventos empresariales
Una comunicación eficaz es la piedra angular dentro de la organización de eventos empresariales
Una
comunicación eficaz es la piedra angular dentro de la organización
de eventos empresariales.
En este sentido, el protocolo a
seguir,
como conjunto de normas que establecen la forma de actuar en dicha
organización, es la herramienta de comunicación esencial.
Por otro
lado, lógicamente, dependiendo
del tipo de evento, el protocolo será diferente. No obstante, en las
siguientes líneas ofrecemos algunas pinceladas generales sobre el
protocolo en la organización de eventos corporativos.
¡Toma nota si quieres impulsar tu negocio!
1. Define
los objetivos del evento
Ya
se trate de una feria, congreso, rueda de prensa o reunión
convencional, es imprescindible determinar la fecha,
hora y lugar
del
acontecimiento.
2.
Invitaciones: la antesala de la celebración
Tengamos
en cuenta que los eventos exteriores son más informales que los
celebrados en espacios cerrados. Sin embargo, para ofrecer la mejor
imagen posible no está de más entregar tarjetas
de visita o pases,
ya sea de manera física o electrónica.
3. Comunica el evento con tiempo suficiente
Para
evitar bajas de última hora y asegurarnos de que asisten todos o la
gran mayoría de nuestros invitados, es recomendable avisar a los
asistentes, al menos, con quince días de antelación, ya sea a
través de herramientas online, por correo ordinario o vía mail.
4. Diseña el itinerario e informa sobre este
Describe
en las convocatorias los
actos o intervenciones que se van a desarrollar
en el evento, así como el tiempo programado para cada una de ellas.
5. Atención a los detalles durante el desarrollo de las jornadas
Cuida
hasta el más mínimo detalle, empezando por escoger a un anfitrión
que abra y cierre el evento. También es importante solicitar a tus
invitados que lleguen unos minutos antes del comienzo de la reunión
empresarial
para validar acreditaciones y acomodar, etc.
6. Apuesta con los servicios complementarios
Tanto
si se trata de una reunión formal como informal, el
catering y el banquete,
respectivamente, aportan calidad extra al evento.
7. Utiliza
material multimedia
Para
dar un salto cualitativo a nivel comunicacional, no dejes de apoyarte
en material
multimedia
como videos y fotos en cada presentación.
8. Corona
la velada con agradecimientos
Para
cerrar el evento, los
agradecimientos de asistencia son un must
si queremos lograr un feedback positivo entre los invitados.
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